Beispiele

Was sich in Ihrem Büro automatisieren lässt

Fünf Beispiele von vielen. Fast jeder Vorgang, der sich wiederholt, lässt sich automatisieren. Ob es sich bei Ihnen lohnt, klären wir am Telefon.

Ein Gespräch kostet Sie nichts.

Eingangsrechnungen

Wie viele Eingangsrechnungen bearbeitet Ihr Büro noch von Hand?

Rechnungen kommen per E-Mail und Post. Jemand tippt sie ab, sucht den passenden Auftrag und überträgt alles in die Software.

Die Rechnung wird gelesen: Lieferant, Beträge, Positionen. Sie wird dem Auftrag oder Lieferschein zugeordnet und liegt in Ihrer Software bereit.

Prüfen und freigeben. Die Buchhaltung bleibt bei Ihrem Steuerberater.

Wer sammelt die Anfragen aus Telefon, WhatsApp und E-Mail ein?

Anfragen stehen auf Zetteln, in Chats und im Postfach. Was nicht gleich bearbeitet wird, geht leicht unter.

Jede Anfrage landet an einem Ort: wer, wo, was, mit Fotos. Fehlt etwas, etwa die Adresse, ist das sofort sichtbar.

Entscheiden, wer wann hinfährt.

Wie viele Stundenzettel tippt Ihr Büro jede Woche ab?

Die Monteure schreiben Stunden und Material auf Papier. Im Büro wird alles entziffert und für die Abrechnung abgetippt.

Der Zettel wird fotografiert und gelesen: Baustelle, Stunden, Material. Die Daten landen beim passenden Auftrag in Ihrer Software.

Prüfen und abrechnen.

Wer hält die Lieferantenpreise und Datanorm-Daten aktuell?

Neue Preislisten der Großhändler werden von Hand eingespielt, oder es wird mit alten Preisen kalkuliert.

Datanorm-Dateien und Preislisten werden regelmäßig eingelesen, Änderungen werden markiert.

Die markierten Änderungen ansehen.

Wie oft gleicht Ihr Büro Lieferscheine von Hand mit Rechnungen ab?

Lieferscheine werden abgeheftet und später mühsam mit der Rechnung verglichen.

Der Lieferschein wird gelesen, dem Auftrag zugeordnet und mit der Rechnung abgeglichen. Abweichungen werden gemeldet.

Nur die Abweichungen klären.

Erzählen Sie es mir. In 30 Minuten sage ich Ihnen, ob und wie ich ihn automatisieren kann.